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国际新闻最新消息今天-印章管理用云章 公章的物联网应用解决方案

时间:2019-06-21 19:03:12 | 作者:爱科技网 | 点击: 176 次

  公章是公司合同、公文、介绍信、证明信等具有法律文书性质的文件生效的凭证。公司印章管理是现代企业风险控制的一个重要环节。然而传统的印章管理模式,从公章刻制开始、到使用、销毁的风险贯穿全过程。

  目前存在的印章管理情况存在以下风险:

  一、风险高:再严格的管理制度仍然堵不住人为操作的漏洞,具体执行中却不同程度地存在审核把关不严、印章使用随意性比较大的现象。印章被私用、乱用、滥用的现象层出不穷,造成的风险也触目惊心。一旦出现风险,轻则面临法律诉讼,重则企业关闭破产。

  二、成本大:(专职人员成本、时间成本、风险成本、机会成本)专职人员管理好一枚印章需要具备两个必要条件,一是对公司忠诚,有意愿保管好印章;二是有足够的业务技能,能够识别出印章使用过程中的各种风险。同时符合这两点的企业员工较少,公司培养成本高,且项目事务复杂未必能管住章。外出用章多人前往,增加公司成本;将印章集中在总部进行管理,合同来往的时间和费用成本较大,且印章使用不便可能促使分子公司、项目自行刻制私章使用。

  三、效率低:但凡需要盖个章可能要跑遍整个公司,请示领导,催促进度。用章时保管员不在;更大一点的集团公司处理一个合同文件,可能更需要涉及好几个城市分公司的盖章,为了合同这么跑一圈,为了盖章容不得半点差错。办事效率低下不说,科技带来的好处英语,同时还存在公章遗失、盖错章、文档管理混乱等种种隐患和风险。

  四、流程错乱:企业除了在日常的商务签约流程中常出现印章管理“踩坑”的情况外,在文件归档环节也存在“误区”。随着办公自动化逐步推广,很多企业平时工作中常通过电子文档进行公务活动,到年终或定期将电子文档转化为纸质文档,统一补盖印章后归档保存。甚至有些单位将未盖章的电子文件转为纸质文档保存,等到使用时,例如进行法律诉讼需提供具有法律效力的档案时,再去补盖企业公章。

  五、数量多,难管控:大型企业因为规模大、项目多,分公司章、项目章的数量往往非常庞大。而印章种类和数量繁多就会出现印章管理的问题,加上项目印章不会被及时销毁的情况,导致印章很可能出现私盖、滥盖现象,给企业造成不必要的经济,合同,甚至是法律纠纷。

  其它印章,用于项目管理、部门管理等。

  众多印章管控痛点,如何解决?

  印章众多管理成本高、印章监管不当私盖滥盖、印章使用层层审批,如何改变印章监管“最后一公里”的困境?

  北京爱国小男孩科技有限公司经过广泛的市场调查和深入的研究,于2015年9月,推出了防止公章被盗用、滥用或复制的智能印章设备--云章,一款利用科技手段对公章进行监控管理的智能设备,旨在智慧管理印章,有效避免公章使用风险。现在已更新迭代到云章3.0产品。据了解,云章的智慧用章解决方案目前是国内首创的集软件、硬件、公章制度三位一体的方案,已获得国家发明专利,公安部安全与警用产品质量检测中心认证。方案摒弃了传统的“人+制度”的管理方式,由线上APP及WEB端与线下云章产品相结合,有效地避免的公章在使用中产生的风险。

  云章3.0,运用云平台的网络支撑,引入大数据挖掘理念,升级更新了授权管理、权限管理、用印流程管理、位置查询、历史轨迹、远程锁定、用印监控、用印追溯、用印统计以及用印查询等众多印章管理功能,实现用章管理一体化/信息化。

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  通过云章3.0服务平台和云章3.0智能终端设备,实现印章管理者与印章之间实时信息交互,科学技术素养的名词解释,确保每一个用章过程可监控、可查询、可追溯。云章运用物联网技术,室内外无缝定位,在盖章的同时自动记录盖章时间、盖章地点、盖章人及盖章文件,并自动上传云端,管理者可实时监管,实时查阅。

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  智慧用章管理解决方案,避免印章私盖、盗盖、乱盖等现象,保护单位资产,降低印章管理者风险。并针对传统公章管理容易出现的管理痛点、难点,做出了有效的解决方案。

  把公章管理从传统的“人+制度”转变为“人+制度+云章”更安全、更高效、更便捷的公章管理模式,把用章管理搬进手机和电脑客户端,融合对接政企大客户现有办公系统,真正实现用章管理智能化!解决印章外带的担忧,盖章时间、盖章地点、盖章人以及盖章文件可以通过手机APP实时查阅!

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